Insbesondere Förderprogramme des Europäischen Sozialfonds wenden vereinfachte Kostenoptionen seit Jahren verstärkt an. Mit der Überarbeitung der EU-Verordnung für die Abwicklung der ESI-Fonds im Jahr 2018 („Omnibus-Verordnung“), wurde auch für EFRE-Programme ein weiterer Anreiz zur Nutzung dieser Ansätze geschaffen.
Wie vereinfachte Kostenoptionen funktionieren und was sie bringen
Bei der herkömmlichen Verrechnung von förderfähigen Kosten muss der Projektträger Rechnungen vorlegen, auf deren Basis die EU-Förderung ausbezahlt wird. Bei der Anwendung von vereinfachten Kostenoptionen werden die förderfähigen Kosten gemäß einer vordefinierten Methode berechnet, die auf der Leistung, den Ergebnissen oder einigen anderen Kosten beruht. Der Projektträger muss nur die Erfüllung der vereinbarten Finanzierungsbedingungen nachweisen.
Die Anwendung von Pauschalen und anderen Methoden senkt demnach den Verwaltungsaufwand sowohl für den Begünstigten als auch die abwickelnden Stellen deutlich. Damit wird auch kleineren Begünstigten den Zugang zu EU-Förderungen erleichtert. Zudem tragen sie dazu bei, die Fehlerwahrscheinlichkeit der Projektabwicklung zu verringern, wie der Europäischen Rechnungshof in seinem Jahresbericht zum Haushaltsjahr 2018 wiederholt feststellte.
Vereinfachte Kostenoptionen können nur im Fall von Zuschüssen und rückzahlbarer Unterstützung angewendet werden und sind unter anderem dann sinnvoll, wenn die tatsächlichen Kosten aus vielen kleinen, zu überprüfenden Posten bestehen. Die Abrechnungsmethode muss im Vorhinein definiert werden, wofür verlässliches Datenmaterial oder ausreichend Fachexpertise vorhanden sein muss, um eine realistische und faire Berechnung von Pauschalbeträgen, –sätzen und Einheitskosten zu ermöglichen.
Verstärkte Nutzung in der Programmperiode 2021-2027
Die EU-Verordnungsvorschläge für die Europäischen Struktur- und Investitionsfonds 2021-2027 sehen eine verstärkte Anwendung der vereinfachten Kostenoptionen insbesondere für kleine Förderprojekte vor. Von der Europäischen Kommission wurde ein transnationales Netzwerk eingerichtet, in dem Vertreter von EFRE- und Kohäsionsfonds-Programmen über das Thema „simplified cost options“ diskutieren. Mitgliedsländer tauschen ihre Erfahrungen aus und es werden relevante Themen wie zB die korrekte Anwendung der Methodik und deren Prüfung oder die Relevanz der öffentlichen Vergabe bei vereinfachten Abrechnungen erörtert. Informationen zum Netzwerk und andere themenrelevante Dokumente sind auf der folgenden Seite für alle Interessenten einsehbar: https://ec.europa.eu/regional_policy/en/policy/how/improving-investment/simplified-cost-options/#5