Vereinfachte Kostenoptionen für IBW/EFRE- & JTF 21-27

Die Dachverordnung der Europäischen Strukturfonds legt unter anderem die Rahmenbedingungen für die Abrechnung und Kontrolle von Förderprojekten fest. Nicht zuletzt aufgrund der in allen Mitgliedsstaaten geäußerten Kritik an der Komplexität der Bestimmungen, wird schon in der Präambel der neuen Verordnung (EU) 2021/1060 auf die Anwendung so genannter „Vereinfachter Kostenoptionen“ hingewiesen.

VKO sollen helfen, die Förderabwicklung für Projektträger:innen einfacher zu gestalten. Außerdem soll der administrative Aufwand nicht nur für Projektträger:innen, sondern auch für Förderstellen und Kontrollorgane verringert werden. Dabei muss natürlich auch weiterhin darauf geachtet werden, dass die Rechtmäßigkeit des EU-Mitteleinsatzes gewahrt bleibt.

Was sind Vereinfachte Kostenoptionen?

Die förderfähigen Kosten eines Projektes werden aktuell zumeist anhand eines Kostenplans, basierend auf tatsächlich entstehenden Kosten, berechnet. Bei der Abrechnung eines Förderprojektes sind Belege wie Rechnungen und Zahlungsnachweise etc. seitens des Fördernehmers nachzuweisen und von der Förderstelle zu prüfen. Das ist notwendig, um die Rechtmäßigkeit der Ausgaben sicherzustellen bevor die jeweiligen Fördergelder fließen.

Bei der Verwendung „vereinfachter Kostenoptionen“ hingegen wird der Förderbetrag nach einer vordefinierten Methode auf der Grundlage von Aktivitäten, Outputs, Ergebnissen oder als fester Prozentsatz anderer Kosten berechnet.  Für die Abrechnung mit VKO sind, je

nachdem welche zur Anwendung kommt, weiterhin bestimmte Nachweise vorzulegen, jedoch in einer deutlich reduzierten Form. Die Rückverfolgung jedes einzelnen Euros in den Belegen ist bei VKOs nicht mehr erforderlich, was den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten erheblich verringert.

Welche VKO gibt es und welche werden im neuen EFRE-Programm umgesetzt?

Es gibt sogenannte „Off-the-shelf“-Optionen, die direkt in der Dachverordnung angeführt werden. Dazu zählen zum Beispiel die Pauschalfinanzierung spezifischer Kostenkategorien wie Personalkosten, indirekte Kosten oder Restkosten. Ein bestimmter Prozentsatz dieser Kosten wird als förderfähig angenommen und ausbezahlt. Für die Prüfung ist es ausreichend, das Anfallen der Basiskosten zu belegen.

Daneben können aber auch spezifische VKO für ein Programm entwickelt werden, auch im neuen IBW/EFRE- & JTF-Programm 2021-2027 sollen solche angeboten werden. Unter anderem soll die Abrechnung von Personalkosten mittels Einführung von Standardeinheitskosten (d. h. vorab definierte Stundensätze) vereinfacht werden. Die Standardeinheitskosten sollen insbesondere bei überbetrieblichen Forschungsprojekten zur Anwendung kommen. Auch Reisekosten, deren Abrechnung grundsätzlich viel Aufwand verursacht, sollen im neuen Programm mit einer Pauschale (flat rate) abgegolten werden.

Diese Vereinfachungsmöglichkeiten werden zur Zeit von der Verwaltungsbehörde in Zusammenarbeit mit den Förderstellen ausgearbeitet und mit Programmpartnern abgestimmt.